La date de déclaration

Comment est déterminée la périodicité de vos déclarations ?

Le nombre de salariés va déterminer la périodicité (mensuelle ou trimestrielle), c’est-à-dire la date de déclaration de vos cotisations.

En cas d’effectif inférieur ou égal à 9 salariés, la périodicité est trimestrielle.

Au-delà de 9 salariés, la périodicité est mensuelle.

L’effectif s’apprécie au niveau de l’entreprise, quels que soient le nombre d’établissements et leur situation géographique.
Pour les entreprises constituant un groupe autorisé à verser les cotisations en un lieu unique (VLU) et pour les entreprises de plus de 2 000 salariés pour lesquelles le versement en lieu unique est obligatoire, la périodicité des déclarations et le paiement des cotisations sont fixés distinctement pour chacune des entreprises concernées en fonction de son effectif propre et non globalement au niveau du groupe.

Le nombre de salariés au 31 décembre d’une année détermine la périodicité applicable au 1^er avril de l’année suivante.

Exemple : votre entreprise compte 8 salariés. Votre périodicité est donc trimestrielle.
Au 31 décembre de l’année N votre effectif passe de 8 à 12 salariés. Votre périodicité devient alors mensuelle à compter du 1^er avril de l’année N+1.

Cas particuliers

• En cas de début d’activité : la périodicité de versement est fixée par rapport à l’effectif déclaré lors de la création de l’entreprise.
• Entreprises saisonnières : lorsque celles-ci n’occupent aucun salarié au 31 décembre, il est tenu compte de l’effectif occupé au cours de la période d’activité.

Comment calculer l’effectif de votre entreprise ?

En pratique, est pris en considération l’effectif mentionné par l’employeur dans la case « effectif global de l’entreprise au 31 décembre » du tableau récapitulatif (TR).

Chaque salarié compte pour une unité, quelles que soient la durée et les conditions de travail.
Les salariés à temps partiel sont comptés au prorata du rapport entre leur temps de travail et la durée légale, ou conventionnelle si elle est inférieure à la durée légale.

Vous devez prendre en compte tout salarié dont le contrat est suspendu, même si aucune rémunération n’est versée.
Il en est ainsi notamment :

• des salariés présents, de ceux absents pour maladie ou congés, des extras, des salariés intermittents, des dirigeants de l’entreprise lorsqu’ils ont le statut de salarié, des formateurs occasionnels,
• des bénéficiaires de congés de formation,
• des travailleurs à domicile.

Vous devez exclure :

• les apprentis sous contrat,
• les titulaires de contrats particuliers,
• les VRP multicartes,
• les élèves ou étudiants accomplissant un stage obligatoire dans le cadre de leur scolarité,
• les stagiaires de la formation professionnelle.

Situations particulières :

• les travailleurs intérimaires sont à prendre en compte dans l’effectif de l’entreprise de travail temporaire et non dans celui de l’entreprise utilisatrice,
• les salaries détachés ou mis a disposition d’une autre entreprise sont pris en compte dans l’effectif de l’entreprise qui a conclu le contrat de travail,
• les handicapés des établissements et services d’aide par le travail (Esat) sont à prendre en compte dans l’effectif de l’association qui gère l’Esat.

Pour en savoir plus, consultez la page « Comment remplir la zone « effectif global » de votre tableau récapitulatif annuel ».