Les frais de transport

Utilisation du véhicule personnel

Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, le remboursement effectué par l’employeur à partir du barème fiscal d’indemnités kilométriques est exonéré de cotisations.

Le barème kilométrique fiscal est fixé annuellement. Il couvre les véhicules de 3 à 7 CV. Ce plafonnement s’applique également en matière sociale.

L’utilisation du barème fiscal n’est admise que pour les véhicules dont le salarié lui-même, ou le cas échéant son conjoint ou l’un des membres de son foyer fiscal, est personnellement propriétaire. Il ne peut être utilisé si le véhicule est pris en location avec option d’achat, ni en cas d’utilisation d’un véhicule prêté.

La preuve de l’usage professionnel du véhicule personnel incombe à l’employeur.

Au-delà des limites du barème fiscal, il appartient à l’employeur de justifier de l’utilisation effective des indemnités conformément à leur objet, notamment s’il utilise un barème conventionnel.

Le salarié peut également être remboursé de ses frais professionnels sur la base de justificatifs, en prouvant les kilométrages privé et professionnel.

Retrouvez le barème kilométrique applicable dans notre rubrique taux et barèmes.

Domicile-lieu de travail : prise en charge des frais de transport en commun

La participation de l’employeur aux frais de transport public est obligatoire. Elle est facultative en ce qui concerne les frais de transport personnels.

L’employeur doit prendre en charge 50 % du prix des titres d’abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de services de transports publics tels que métro, bus, tramway ou train. Sont également concernés les services publics de location de vélo.

Tous les salariés sont concernés, y compris les salariés à temps partiel. En cas de mi-temps ou plus, le salarié est remboursé dans les mêmes conditions que les salariés à temps complet. En cas d’horaire inférieur à un mi-temps, le salarié bénéficie d’une prise en charge au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Exemple : cas d’un salarié qui travaille 15 heures par semaine dans une entreprise ayant une durée de travail hebdomadaire fixée à 35 heures. Si son titre d’abonnement coûte 100 €, la prise en charge sera égale à : 100 x 50 % x 15/17,5 = 42,86 €.

Seules les cartes d’abonnement sont prises en charge par l’employeur, qu’elles soient annuelles, mensuelles ou hebdomadaires. Les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables.

La prise en charge s’effectue à hauteur de 50 % du titre de transport sur la base d’un tarif de 2^e classe et du trajet le plus court.

La prise en charge par l’employeur doit couvrir l’intégralité du trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail effectué en transports collectifs, même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet (train + bus par exemple).

La prise en charge patronale est exonérée de charges sociales, dans la limite des frais réellement engagés. L’employeur peut donc aller au-delà de son obligation de prise en charge.

Domicile-lieu de travail : prise en charge des frais de transport personnels

L’employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant ou d’alimentation électrique ou hybride des salariés qui utilisent un véhicule personnel pour se rendre au travail.

Cette prise en charge n’est pas obligatoire.

Si l’employeur la met en place, elle doit profiter à l’ensemble des salariés dans les mêmes conditions.

Elle doit être prévue par un accord collectif ou une décision de l’employeur.

Le salarié peut prétendre au remboursement de ses frais de transport personnel si :

• sa résidence habituelle ou son lieu de travail est situé en dehors de la région Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains,
• l’utilisation d’un véhicule personnel est indispensable en raison des horaires de travail.

La prise en charge n’est pas prévue si :

• le salarié bénéficie d’un véhicule mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique (voiture de fonction),
• le salarié est logé dans des conditions excluant tous frais de transport pour se rendre au travail (logement de fonction),
• l’employeur assure gratuitement votre transport.

L’employeur peut attribuer aux salariés des primes de transport au titre de sa participation aux frais de transport domicile-lieu de travail.

Les primes sont exonérées à hauteur de 200 € par an et par salarié.

La prime transport ne peut pas se cumuler avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Dans ce cas, il convient de réintégrer la prime transport dans la base de calcul, la déduction forfaitaire n’étant appliquée que par la suite.

L’employeur peut cumuler le versement d’une prime de transport et le remboursement d’indemnités kilométriques lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel en raison d’une impossibilité d’utiliser les transports en commun.

Dans ce cas, le cumul des sommes versées (prime de transport + indemnités kilométriques) peut être exonéré de cotisations au-delà de 200 € par an, mais dans la limite des frais réellement engagés par le salarié pour ses trajets domicile habituel-lieu de travail.

L’employeur doit être en mesure de prouver la réalité des frais en produisant des justificatifs de la situation du salarié (moyen de transport utilisé et puissance fiscale, distance séparant le domicile du lieu de travail, nombre de trajets mensuels).

Versement d’indemnités kilométrique lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer le trajet domicile-travail.

Si le salarié utilise son véhicule pour effectuer le trajet entre son domicile et son lieu de travail, faute de pouvoir prendre les transports en commun, les frais occasionnés peuvent être remboursés comme frais professionnels.

La prise en charge ne sera pas soumise à cotisations si le salarié est contraint d’utiliser sa voiture personnelle soit à cause de difficultés d’horaires, soit à cause de l’inexistence des transports en commun.

Elle ne peut en conséquence être admise lorsque l’éloignement du domicile du salarié et l’utilisation de son véhicule personnel résultent de convenances personnelles.

L’employeur doit apporter des justificatifs relatifs :

• au moyen de transport utilisé par le salarié ;
• à la distance séparant le domicile du lieu de travail ;
• à la puissance fiscale du véhicule ;
• au nombre de trajets effectués chaque mois.

Le salarié doit en outre attester qu’il ne transporte dans son véhicule aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.

Les indemnités kilométriques sont réputées utilisées conformément à leur objet dans la limite du barème fiscal. Au-delà du barème, l’employeur doit justifier de l’utilisation effective des indemnités conformément à leur objet. A défaut, la fraction excédentaire est assujettie à l’ensemble des charges sociales.