Les outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC)

Les frais engagés par le salarié à des fins professionnelles, pour l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication qu’il possède, sont considérés comme des charges à caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi.

Les « nouvelles technologies » prennent diverses formes : Internet, ordinateur ou téléphone portable, modem, progiciels…

Les remboursements effectués par l’employeur doivent être justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.

L’exonération peut porter sur le matériel informatique, les consommables et les frais de connexion.

Pour le matériel amortissable, le remboursement admis en frais professionnels prend en compte les annuités d’amortissement.

Pour le petit matériel non amortissable, est retenue la valeur réelle de l’année d’acquisition.

Les consommables et les frais de connexion sont remboursés sur justificatifs de frais.

Si l’employeur ne peut justifier de la réalité des dépenses professionnelles, la part des frais professionnels est déterminée d’après la déclaration faite par le salarié, évaluant le nombre d’heures à usage strictement professionnel, dans la limite de 50 % de l’usage total.

L’indemnisation des frais engagés par les salariés pour l’utilisation des NTIC ne peut être évaluée forfaitairement (même pour simplifier la gestion des frais professionnels). Par exemple, si l’employeur met en œuvre des indemnités forfaitaires dites « indemnités web », celles-ci ne seront pas considérées comme des frais professionnels et seront soumises à cotisations.